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グループウェアとは
インターネットでネットサーフィンをして、インターネットの便利さを実感していらっしゃる方は多いと思います。色々な情報がインターネットですばやく分りますよね。会社の中の色々な情報がネットワーク上で見えたら便利ですね。と云うことで社内でホームページを作っていますよ、と言われる方がいらっしゃると思います。しかし、Webのページを作成するのは、最近ツールが増えて簡単になって来たとは言え、かなり知識も必要です。どなたか専任の方がやっていませんか。
グループウェアもネットワーク上で情報を共有するツールです。大きな特徴は誰でも簡単に情報を発信できる事です。
グループウェアならワープロ感覚で簡単にネットワーク上で情報の共有が出来ます。別の言い方をすると、グループウェアは仲間で情報を共有するためのツールです。それ以上でも、それ以下でも有りません。とにかく、グループウェアは情報共有のためのツールですから、簡単に書き込めるのが大きな特徴です。
グループウェアの機能
ところで、グループウェアと言われるものにはどんな機能があるのでしょうか。その機能は大体次の6つ程度が謳われているものが多いようです。
スケジュール共有
掲示板
会議室
備品予約
文書管理
ワークフロー
まずスケジュール共有ですが、個人個人がシステム手帳みたいな画面に自分のスケジュールを書き込みます。スケジュールがサーバ上に記録されるので、見ても良いよと設定した人に対して、スケジュールを開示出来る様にします。自分のスケジュール表を自分で使うだけでなくて、上司、部下、同僚に対して見せるようにするものです。大抵は、人には内緒という予定を秘密に出来る様になっています。
掲示板はグループのメンバーが自由に情報を掲示出来る様になっているものが多いでしょう。情報の種類毎に担当者を決めて掲示するようにしている所もあります。
会議室は、誰かが最初にテーマを掲載して、それに対して他の人が意見を付け足す事が出来る様になったものです。離れた場所からでも意見交換ができるし、また時間的な制約がないので、深く突っ込んだ議論が出来ます。
備品予約は共同で使用するものを予約する機能で、会議室の予約に使われる事が多いようです。
文書管理は、ワードやエクセル、その他のツールを使用して作成した文書ファイルを文書番号とタイトルをつけて収納しておくものです。
ワークフローは、文書を回覧して｢調査｣｢承認｣が行えるようになったものが多いようです。ワークフローは業務によってフローの形が色々有り、またそのコンテンツもいろいろあるので、個別に設計する必要が有る場合が多いものです。
簡単に使えるものが良いか、機能豊富なものが良いか
現在、世の中に出ているグループウェアと言われるものは、以上の機能は大体持っているようです。一般的にサーバにインストールするだけで簡単に使えることをうたい文句にしているグループウェアはそのメーカが設計した通りにしか使えないものが多く、ユーザの希望でカスタマイズする事は出来ません。また、簡単に使えるものはセキュリティも強くなかったり、望み通りに設定できなかったりします。
一方、機能の強力さと、自由なカスタマイズ、強力なセキュリティをうたい文句にしているグループウェアはまず値段が高いし、サーバにインストールするだけではその機能を充分に発揮できません。専任者が色々と設定をして、またカスタマイズをして始めてその本領を発揮します。憂鬱なのは、大抵は初心者の間は説明書に書かれている内容ですらほとんど理解不能だったりします。
では、簡単に使える事をうたい文句にしたグループウェアの方が良いでしょうか。イントラネットの中で、小規模に手間をかけずに使いたい、そう言う場合には、こちらの方が良いでしょう。第一値段が安い。社内で、スケジュール共有ができれば満足、と言う場合にはこういうのが適しているでしょう。
小規模で簡単に使えるグループウェアで業績を伸ばしている会社もあります。グループウェアを使用して情報共有をするとしないとでは大きく差が有るので、今まで使っていないなら、どの会社のものでも役に立つでしょう。
小規模で簡単に使えることを目的としたものは、情報も揮発性のものを扱うのが主体です。スケジュールにしても、掲示板にしても、会議室予約にしても、その時が終わってしまえばその情報の役目が終わります。機能豊富でカスタマイズが自由にできるものは、揮発性だけではなくて、蓄積されて、それが知識として活用される事を期待していますし、そのための機能を持っています。
グループウェアは使い込んでくると、どうしてもカスタマイズしたくなってきます。組織の仕事の形態は、組織ごとに違いますし、情報の整理の仕方が全部同じという訳にはいかないのです。それから、情報が蓄積される事によって、生み出される力を使用したい場合には、強力な検索能力が必要になります。
セキュリティはどうか
また、インターネットを経由して社外からアクセスをする場合には、セキュリティが強力なグループウェアを選定する必要が有ります。
きちんとした認証を行っているか。パケットは暗号化されているか。ログイン時にパスワードを盗まれる恐れがないか。こう云った条件を満たすとなると、Notes を選択するのが現状でのほとんど唯一の方法になると思われます。
良い方法は
いろいろ考えるとノーツが良いのだが、やはり大規模すぎる。そう考えられる事が多いようです。確かに、100人程度以下の企業で Notes は負担が大きすぎるのが現実です。いい方法はないのでしょうか。共同でNotesが使えれば良いのですが。
これを解決するのが We-net です。We-netの会員になれば、Notes(Domino)サーバを共同利用できます。勿論コストは自社でNotesを立ち上げるのに比べて格段に安く出来ます。
We-net は、東芝の発電部門において、業務合理化に対しての一つの改善策として情報共有をとりあげて、システム構築を行った経験を生かして、中小企業、団体の会員の皆さんに対してデータベースのカスタマイズサービスを提供して行きます。 |
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