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グループウェアとは
インターネットが便利な事はもう今更述べるまでもありません。色々な情報がインターネットで素早く分ります。社外向けのPR用だけでなく、社内でホームページを持っている会社も多いでしょう。しかし、Webのページを作成するのは、ツールが増えて簡単になって来たとは言え、かなり知識も必要です。そこで、最近はブログが注目されています。ブログを社内の情報共有に使おうと言う動きが出ています。ブログは普通のWebページ作成に比べて格段に簡単に情報の発信が出来る事が、この社内の情報共有への適用という動きになっているのでしょう。
グループウェアが登場した時に、情報共有について熱く語られてから10年以上になります。今、ブログにその当時のような注目が集まっているようです。
ブログがグループウェアの代わりになるのでしょうか？「いや、ブログもグループウェアである」とも言えるでしょうから、ここはIBMのロータス・ノーツを代表とするグループウェアをブログと区別しておきます。
この10年でグループウェアは大企業に浸透しました。大企業の中でグループウェアは今やなくてはならないものになっています。しかし、またグループウェアの限界、というか、活用がどうも思わしくない､と言う事も囁かれています。そう言うこともありブログに目が向いているのかも知れません。しかし、個人的には今のブログはグループウェアの代わりにはなり得ないと思います。とにかく､ブログに興味がある方は他を見ていただく事にして、本論のグループウェアに入ります。
グループウェアとは
グループウェアはネットワーク上で情報共有のためのツールです。大きな特徴は誰でも簡単に情報を発信できる事です。
「誰でも簡単に情報を発信できる」。これが、とても大きな特徴です。
グループウェアは当初ロータス・ノーツそのものでした(と私は思っています)。
グループウェアの機能
ところで、グループウェアと言われるものにはどんな機能があるのでしょうか。その機能は大体次の6つ程度が謳われているものが多いようです。
Notesはデータベースのソフトウェアです。Notesの場合には、カスタマイズだけでなく､プログラミングが出来るので､上記に限らずNotes上で種々のデータベース・システムを構築できます。
簡単に使えるものが良いか、機能豊富なものが良いか
現在、世の中に出ているグループウェアと言われるものは、以上の機能は大体持っているようです。一般的にサーバにインストールするだけで簡単に使えることをうたい文句にしているグループウェアはそのメーカが設計した通りにしか使えないものが多く、ユーザの希望でカスタマイズする事は出来ません。また、簡単に使えるものはセキュリティも強くなかったり、望み通りに設定できなかったりします。
一方、機能の強力さと、自由なカスタマイズ、強力なセキュリティをうたい文句にしているグループウェアはまず値段が高いし、サーバにインストールするだけではその機能を充分に発揮できません。専任者が色々と設定をして、またカスタマイズをして始めてその本領を発揮します。憂鬱なのは、大抵は初心者の間は説明書に書かれている内容ですらほとんど理解不能だったりします。
では、簡単に使える事をうたい文句にしたグループウェアの方が良いでしょうか。イントラネットの中で、小規模に手間をかけずに使いたい、そう言う場合には、こちらの方が良いでしょう。第一値段が安い。社内で、スケジュール共有ができれば満足、と言う場合にはこういうのが適しているでしょう。
小規模で簡単に使えることを目的としたものは、情報も揮発性のものを扱うのが主体です。スケジュールにしても、掲示板にしても、会議室予約にしても、その時が終わってしまえばその情報の役目が終わります。機能豊富でカスタマイズが自由にできるものは、揮発性だけではなくて、蓄積されて、それが知識として活用される事を期待していますし、そのための機能を持っています。
グループウェアは使い込んでくると、どうしてもカスタマイズしたくなってきます。組織の仕事の形態は、組織ごとに違いますし、情報の整理の仕方が全部同じという訳にはいかないのです。それから、情報が蓄積される事によって、生み出される力を使用したい場合には、強力な検索能力が必要になります。Notesはネットワーク上でグループで使えるデータベースシステムなので、ほとんど、どの様なものでも開発できます。私は使い込むならばやはりNotesでしょうと言いたいです。
継続性はどうか
コンピュータの世界は大変な速度で変化しています。グループウェアに多くの情報を蓄積した後で､そのグループウェアがなくなったらどうでしょう。Notesにその保証がされている訳ではないと思いますが､1000万以上のユーザを抱えたソフトウェアが、今後なくなることは無いでしょう。少なくとも、マイナーなグループウェア上に情報を蓄積するよりは、格段にリスクが少ないでしょう。
セキュリティはどうか
また、インターネットを経由して社外からアクセスをする場合には、セキュリティが強力なグループウェアを選定する必要が有ります。
きちんとした認証を行っているか。パケットは暗号化されているか。ログイン時にパスワードを盗まれる恐れがないか。こう云った条件を満たすとなると、Notes を選択するのが現状でのほとんど唯一の方法になると思われます。
グループウェアの限界
この所､グループウェアの限界と言う事が言われたりするようです。これは、それ程にグループウェアが普及した事が裏に有ると思います。確かにスケジュール共有、電子掲示板だけでは限界が見えてくるでしょう。簡単に使えるものはすぐに限界が見えてくる事になります。
あなた､情報を入れる人､私､使う人、と言う態度。人のスケジュールを見るのは好きだが、自分ではスケジュールを入れない人。また、ツールを使いたがらない人。どうしても、こう言う人がある程度の割合でいます。
グループウェアの活用促進
解決策として、グループウェアを基幹DBと関連付けて、日常の生産業務にグループウェアを使用するようにする。それによって、基幹業務だけでなく、情報共有についても、さらに活用を進める。この様な取組みがなされて来ているようです。
この使い方をするにはNotesをおいて他に無い様に思います。単に情報を共有するツールから一歩進んで日常業務内に組み込んだものとして、We-netでは生産管理システム・ポップスアーティストを開発しました。一度､こちらの記事もご覧下さい。
Notes ASP サービス
いろいろ考えるとノーツが良いのだが、やはり大規模すぎる。そう考えられる事が多いようです。確かに、100人程度以下の企業で Notes は負担が大きすぎるのが現実です。いい方法はないのでしょうか。共同でNotesが使えれば良いのですが。
これを解決するのが We-net です。We-netの会員になれば、Notes(Domino)サーバを共同利用できます。勿論コストは自社でNotesを立ち上げるのに比べて格段に安く出来ます。
製造業であれば、We-netのNotesによる生産管理システムを使用する事ができます。DBソフトのライセンスが必要ないのでコストも少なくて済みます。日常業務の中でNotesを使う事で、本来の情報共有としての使用も促進されると考えられます。
最後に
We-net は、東芝の発電部門において、業務合理化に対しての一つの改善策として情報共有をとりあげて、システム構築を行った経験を生かして、中小企業、団体の会員の皆さんに対してデータベースのカスタマイズサービスを提供して行きます。
Rev.1 2005.09.15
Rev.0 はこちらに残しました。 |
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