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ワークフロー
Notesでは電子的に作成した文書を調査、承認するワークフローを構築できます。
最も基本的なフローは、担当が作成者が作成した文書を主任が調査し、課長が承認するという、[作成]→[調査]→[承認]のフローの形です。
We-netが標準で提供するワークフローはこの基本形の他に、調査者が2名でもOKです。
また、図の様に申請部門と審査部門の部が異なっているケースでもOKです。
Notesのセキュリティを活用しているので、承認が完了した文書を改ざん出来ないようになっています。
どのステップからでも否認が行えますし、その時にコメントも記入できます。修正後にコメントに対する回答を付けて、再度承認申請を行う事が出来ます。
組織表に基づいた代理者が代理承認することが出来ますので、課長が不在でも事務が滞る事が無いように出来ます。
出張旅費請求書システム
出張旅費請求書を電子的に作成して、庶務さんがチェックして、上長が調査、承認したものを、経理に回して承認するまでを電子的に行う事が出来ます。
上記のワークフローの特徴は全て備えています。さらに、請求書承認後に、お金の授受の記録を残す事が出来ます。勿論この内容も改ざん出来ないようになっています。
旅費を部門毎に集計して一覧表示できますので、リアルタイムで費用の発生状況が把握できます。
また、注目した旅費精算書だけを一覧にして、簡単にその集計を行う事が出来ます。
効果
・ペーパーレスに出来ます。
・持ち回り、または郵送の手間がなくなります。また、これに費やしていた時間の分処理が早くなります。
・集計が自動で、リアルタイムで出来ます。
・同じ出張先のデータをコピー＆ペースト出来ますので、請求書作成が楽になります。
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